Guía del Propietario
Todo lo que hace un dueño o director de cuidado infantil en BrightBadge — para guarderías, preescolares y programas extraescolares. ¿Eres nuevo? Empieza con el Inicio Rápido para Dueños.
1. Planes y tu prueba gratis
Cada plan es un precio mensual fijo más el impuesto sobre las ventas que corresponda — sin cobros por niño. Los límites son para toda tu cuenta, sumando todos tus sitios.
- Inicial — $99/mes: 1 sitio · 5 miembros del personal · 20 niños
- Crecimiento — $199/mes: 2 sitios · 12 miembros del personal · 40 niños
- Empresarial — $299/mes: sitios ilimitados · personal ilimitado · niños ilimitados
El plan Empresarial también incluye un gerente de cuenta dedicado e inscripción en línea en tu propio sitio web: conectamos BrightBadge a tu sitio para gestionar la inscripción y la distribución de paquetes.
Cuando llegas a un límite, el siguiente sitio, empleado o niño se rechaza con una invitación a mejorar tu plan. No se quita nada de lo que ya tienes.
Prueba gratis: un código de prueba te da 30 días gratis, sin tarjeta de crédito. Escribes el código al registrarte o al crear tu sitio, y la prueba empieza cuando se crea el sitio. Te enviamos recordatorios por correo antes de que termine, y tu panel cuenta los últimos días. No se cobra nada a menos que elijas un plan; si eliges uno durante la prueba, empieza cuando la prueba termina. Si la prueba termina sin un plan, el registro se pausa hasta que elijas uno — no se borra nada.
2. Tu panel
Inicia sesión en bright-badge.com/es/auth/login. Tu panel es una sola pantalla para todo el centro.
- Barra superior: Panel, Crear un Sitio, Invitar Padre, Configuración y Ayuda (videos cortos dentro de la app). El menú de idioma cambia entre inglés y español.
- Selector de sitio: muestra qué sitio estás viendo. Todos los números de la página son de ese sitio.
- Tres recuadros: Total de Niños, Registrados y Personal Presente.
- Acciones rápidas: Gestionar Equipo, Gestionar Niños, Ver Asistencia del Sitio, Enviar Anuncio, Buscar Firmas, Información de Salud — e Inscripción cuando la inscripción en línea está activada para tu sitio.
- Actividad Reciente: entradas, salidas, cuándo se abre y se cierra el kiosco y los avisos de "voy en camino" de los padres, en el momento.
- Facturación: tu plan y su estado, con Gestionar Facturación.
- Acceso al Kiosco: tu ID del Sitio, Su Código de Personal y la URL del Kiosco, cada uno con un botón para copiar.
- Gestión de Padres: cada padre o madre invitado y el estado de su invitación.
3. Sitios
Un sitio es una pantalla de registro con sus propios niños, personal y registros. Nuestro consejo: si un piso o un edificio tiene su propia puerta de entrada y mesa de registro, dale su propio sitio.
Crear un sitio
- Haz clic en Crear un Sitio en la barra superior. El formulario muestra cuántos sitios permite tu plan y cuántos te quedan.
- Escribe el nombre, la dirección y la Zona Horaria del sitio (todas las horas de registro la siguen).
- Haz clic en Crear Sitio. El sitio nuevo recibe su propio ID del Sitio.
Cambiar de sitio: usa el selector de sitio arriba a la derecha. Cada sitio tiene su propia lista y sus propios registros, y un niño registrado en un sitio no puede registrarse otra vez en otro.
Archivar un sitio: abre el selector de sitio y elige Archivar junto al sitio. Un sitio archivado se puede restaurar dentro de 30 días.
4. Configuración y conservación de registros
Haz clic en Configuración en la barra superior para abrir Configuración del Propietario.
- Información del Perfil: tu nombre y teléfono. Para cambiar tu correo, contacta a soporte.
- Información de la Guardería: el Nombre de la Guardería que ven las familias y tu ID del Sitio. Para cambiar la dirección, contacta a soporte.
- Conservación de registros: cuánto tiempo se guardan los registros de entrada y salida y los formularios de inscripción firmados antes de borrarse. El valor predeterminado es 6 años, y puedes elegir de 5 a 25 años. Revisa las reglas de tu licencia antes de acortarlo. La retención legal detiene toda eliminación. Te avisamos por correo al menos 30 días antes de borrar cualquier registro, para que puedas descargar copias primero.
5. Tu equipo y los códigos de personal
Cada persona del personal tiene su propio código de seis dígitos. El kiosco pide un código para abrirse y para cerrarse, así que cada apertura y cada cierre queda ligado a una persona real.
Agregar un empleado
- Haz clic en Gestionar Equipo. Arriba ves cuántas personas cubre tu plan y cuántas estás usando.
- Haz clic en Agregar Nuevo Empleado y escribe su nombre, apellido y correo.
- Si quieres, marca Gerente (puede registrar entradas y salidas, ver la asistencia y ayudar con la inscripción). Si la inscripción está activada, también puedes marcar Revisar solicitudes de inscripción.
- Haz clic en Agregar Empleado.
BrightBadge crea su código automáticamente y le envía una invitación por correo. Hasta que termine de configurarse, la invitación aparece pendiente: puedes Reenviar o Revocar invitación.
Administrar a un empleado (desde su fila en Gestionar Equipo)
- Copiar código — para dárselo en privado.
- Regenerar código de personal — si un código se pierde o se comparte. El código anterior deja de funcionar.
- Hacer Gerente / Degradar a Maestro.
- Eliminar empleado — su código ya no abre tu kiosco.
Tu propio código de personal está en tu tarjeta Acceso al Kiosco. Para ver quién trabaja hoy, haz clic en Ver Asistencia del Sitio: la sección del personal muestra quién está en línea y desde qué hora.
6. Niños y padres
Tu lista: haz clic en Gestionar Niños. Busca por nombre, filtra por Activos / Inactivos o por aula, y mira cuántos niños cubre tu plan.
Agregar un niño
- Haz clic en Agregar Niño.
- Escribe el nombre, el apellido y la fecha de nacimiento, y elige un aula (o + Agregar nueva aula).
- Agrega alergias, notas médicas y necesidades especiales (es opcional, pero te lo recomendamos: el personal las ve).
- Haz clic en Agregar Niño.
Vincular al padre o la madre
- Abre al niño (Ver/Editar niño) y ve a la pestaña Tutores.
- Haz clic en Vincular a un padre o madre.
- Si ya tiene una cuenta de BrightBadge en tu centro (por un hermano, por ejemplo), elige Seleccionar existente y búscalo. Si no, elige Nuevo padre o madre y escribe su nombre, correo y parentesco.
- Deja marcado Puede recoger a este niño y haz clic en Enviar invitación.
Le llega un correo para crear su cuenta. El niño queda vinculado en cuanto acepta.
Invitar primero al padre o la madre: Invitar Padre en la barra superior envía una invitación en la que el padre o la madre agrega a sus propios hijos durante la configuración. Solo se necesita el correo.
Seguir las invitaciones: la sección Gestión de Padres de tu panel muestra a cada padre o madre con un estado (Completo, Invitado, Expirado o Pendiente) y te deja enviar, reenviar o revocar una invitación.
Importar toda una lista: nuestro equipo importa tu lista por ti si lo pides — escribe a support@bright-badge.com. Dentro de la app, invitas a los padres uno por uno.
7. Personas autorizadas para recoger
Los padres deciden quién más puede recoger a sus hijos. Desde su propia cuenta, el padre o la madre agrega a una persona autorizada, que recibe un correo de bienvenida y su propio código de recogida de seis dígitos — así nadie tiene que compartir su código. Una persona recién agregada solo se puede quitar después de 7 días.
BrightBadge permite hasta 3 personas autorizadas para recoger por niño; mantén a cualquier otra persona autorizada en la lista escrita de tu centro.
Si una familia se inscribió con un paquete de inscripción, las personas nombradas en el contrato firmado aparecen en la pestaña Tutores del niño, en También pueden recoger (según el contrato firmado). No tienen cuenta en la app: revisa su identificación con foto en la puerta.
8. Paquetes de inscripción digitales
La inscripción en línea reemplaza el paquete de inscripción en papel. Está disponible en los planes Crecimiento y Empresarial, y nuestro equipo la activa para tu sitio — escribe a support@bright-badge.com. Cuando está activada, ves Inscripción en tus acciones rápidas.
Enviar los documentos
- Haz clic en Inscripción. Las familias están agrupadas según dónde van: Nuevas y en lista de espera, Documentos enviados, Esperando su revisión, Inscritos y Cerradas.
- Para agregar una familia tú mismo, usa Invitar a una familia: escribe el nombre, correo y teléfono del padre o la madre, el nombre del niño, el programa y el idioma de sus formularios (inglés o español).
- Haz clic en Agregar familia y crear enlace de documentos. No se envía ningún correo: haz clic en Copiar enlace y mándaselo a la familia por mensaje o correo, como sueles comunicarte con ella.
Lo que hace la familia: el enlace se abre en el navegador de su teléfono, sin app y sin contraseña. Lee los formularios en inglés o español, los llena (las respuestas se guardan solas, así que puede volver después), escribe su nombre completo, acepta firmar electrónicamente y firma.
Revisar y admitir
- Cuando una familia está en Esperando su revisión, haz clic en Revisar.
- Revisa lo que te dijo en la solicitud, lo que se agregará a tu lista (del contrato firmado) y cada formulario, con quién lo firmó y cuándo.
- Si un formulario tiene que llegar en papel (por ejemplo, uno que firma el médico), márcalo como recibido cuando lo tengas.
- Elige Aprobar y admitir, Devolver para correcciones (marca los formularios a corregir y agrega una nota; la familia recibe un enlace nuevo) o Rechazar.
Cuando apruebas, el niño se agrega a tu lista de registro y se invita al padre o la madre a crear su cuenta de BrightBadge y obtener su código de recogida.
9. El kiosco de registro
Abrirlo: en el dispositivo del kiosco, ve a la URL del Kiosco de tu tarjeta Acceso al Kiosco (o a bright-badge.com/es/site-kiosk), escribe el ID del Sitio y un código de personal, y haz clic en Acceder al Kiosco del Sitio. La sesión se cierra sola después de 4 horas.
Las familias registran entrada y salida: el padre, la madre o una persona autorizada escribe su correo registrado y su código de recogida de seis dígitos y toca Ver Mis Hijos. Solo ve a sus propios hijos. Toca a su hijo, firma en la pantalla, confirma y toca Completar Registrar Entrada (o Completar Registrar Salida). Seleccionar Múltiples registra a varios niños a la vez. Siguiente Padre deja la pantalla lista para la próxima familia.
Cerrar al final del día: una persona del personal toca Terminar Sesión del Sitio, luego Sí, Cerrar Sitio, y escribe su código de personal. Esto termina la sesión del kiosco, marca el sitio como fuera de línea y detiene nuevos registros hasta que se vuelva a abrir.
Registro con QR: en una tableta con la app de BrightBadge en Modo Quiosco (o en el teléfono de una persona del personal en el Portal de Personal), las familias pueden mostrar el código QR de su app de BrightBadge en lugar de escribir. El código se renueva cada minuto, así que una captura de pantalla no funciona. Los padres también pueden guardar una firma con anticipación; solo se aplica cuando se escanea su propio código QR. Mira el registro con QR en la Guía para Padres.
10. Registros de asistencia y de firmas
BrightBadge registra la hora de llegada y de salida de cada niño en el momento, con una firma, y exporta un PDF mensual. Pregunta a tu entidad de licencias si un registro electrónico es aceptable para tu programa.
Hoy: haz clic en Ver Asistencia del Sitio para ver a cada niño, si está registrado, a qué hora llegó y quién lo dejó — y qué personal está presente.
Buscar registros anteriores
- Haz clic en Buscar Firmas para abrir Registros de Firmas.
- Filtra por nombre del niño, sitio, dirección (entrada o salida) y fechas, y haz clic en Buscar Registros.
- Haz clic en Ver para ver la firma capturada y cómo se firmó, o en PDF para una copia imprimible de ese registro.
Hoja mensual de entrada y salida
- En Registros de Firmas, haz clic en Exportar Reporte de Asistencia.
- Elige el sitio, el niño (o Todos los niños), el mes y el año.
- Haz clic en Descargar Reporte. Se abre en una pestaña nueva: el formulario diario de entrada y salida, con la hora de entrada, la hora de salida y la firma de cada día.
- Haz clic en Imprimir Esta Página, o elige Guardar como PDF en la ventana de impresión para guardar una copia.
Son registros mensuales de entrada y salida, listos para imprimir y mostrar al inspector. Solo tú y tu personal pueden verlos.
11. Información de salud
Haz clic en Información de Salud para ver las alergias, los medicamentos y las necesidades alimentarias de todos los niños en un solo lugar. Busca por nombre, o filtra por Alergias Severas, Medicamentos Activos, Restricciones Dietéticas o Sin Datos de Salud. Los padres mantienen al día la información de salud de sus hijos desde su cuenta; tú también puedes editar las alergias, las notas médicas y las necesidades especiales de un niño desde Ver/Editar niño.
12. Anuncios, ausencias y "voy en camino"
- Enviar Anuncio: agrega un asunto y un mensaje, elige un Nivel de Prioridad (Baja, Normal, Importante o Urgente) y haz clic en Enviar Anuncio. BrightBadge te dice a cuántos padres se notificó. Los padres lo ven en Anuncios.
- Ausencias: los padres reportan ausencias con fechas y un motivo desde su cuenta. Tu personal las ve en Ausencias de hoy en su panel.
- Voy en camino: cuando un padre o una madre toca Voy en Camino, aparece en tu Actividad Reciente.
13. La app de BrightBadge
La app de BrightBadge está en el App Store y en Google Play. Tiene tres entradas: Portal de Padres (padres y personas autorizadas para recoger), Portal de Personal (escanear códigos QR, asistencia) y Modo Quiosco (una estación de registro en tableta que se abre con el ID del Sitio y un código de personal).
14. Inglés y español
BrightBadge funciona en inglés y en español: el sitio web, el kiosco, la app y los formularios de inscripción. Cualquiera puede cambiar el idioma desde el menú de idioma, y las familias pueden llenar sus formularios de inscripción en cualquiera de los dos idiomas.
15. Facturación y suscripción
Abre Facturación y Suscripción con Gestionar Facturación en la tarjeta Facturación de tu panel (o ve a bright-badge.com/es/dashboard/billing).
- Mira tu plan, su precio y la fecha en que termina tu prueba.
- Cambiar Plan: mejora, baja o suscríbete a un plan. Una mejora se aplica de inmediato; la diferencia prorrateada por el resto del período de facturación se cobra a tu tarjeta (nada durante una prueba gratis).
- Administrar Pago: actualiza tu tarjeta en el portal de facturación seguro de Stripe.
- Cancelar suscripción: detiene los cobros futuros. Mantienes el acceso hasta el final del período que ya pagaste.
- Sitios Archivados: restaura un sitio archivado.
¿Necesitas ayuda?
- Correo: support@bright-badge.com — te ayudamos a configurar BrightBadge y te enseñamos a exportar tus registros.
- Preguntas de facturación: billing@bright-badge.com
- Videos: la lista de videos tutoriales en YouTube